À medida que as empresas avaliam maneiras de melhorar a eficiência operacional e reduzir custos e, ao mesmo tempo, atender melhor às necessidades do cliente e às metas organizacionais, as ferramentas de planejamento de recursos empresariais (ERP) são investimentos cada vez mais valiosos para empresas de todos os tamanhos.
Ao simplificar vários sistemas distintos em uma plataforma fácil de usar, os ERPs conectam os processos de negócios para que dados e informações possam ser compartilhados e analisados de forma rápida e fácil para ajudar as organizações a tomar melhores decisões de negócios.
A adoção e implementação de ERP podem ser caras. Dependendo do número de aplicativos de que você precisa, do número de usuários que acessam seu sistema e da quantidade de personalização que você precisa. A contratação de uma consultoria protheus é fundamental para esse primeiro passo.
Então, o que motivaria uma empresa a investir tanto capital em um novo sistema de gerenciamento de processos de negócios?
A economia
Por exemplo, um estudo descobriu que, em média, um ERP pode reduzir os custos operacionais gerais em 23% e os custos administrativos em 22%. Isso é uma economia significativa ao longo do tempo. E embora a economia operacional possa ser um fator determinante para explorar a adoção do ERP, os programas de ERP de qualidade podem fazer mais do que apenas economizar dinheiro.
Você sabia que 95% das empresas afirmam ter grandes melhorias operacionais após a implementação de um ERP? As melhorias incluem redução dos tempos de processo, aumento da colaboração e centralização de dados.
Antes de nos aprofundarmos na economia de custos de ERP, vamos dar uma olhada rápida em algumas perguntas que você deve fazer ao considerar se um ERP é certo para sua empresa, se está dentro do seu orçamento e se, uma vez implementado, suas melhorias e eficiências irá somar uma significativa economia de custos, tempo e recursos:
- Em primeiro lugar, quais você prevê que serão seus custos iniciais?
- Você concluiu uma análise abrangente de seus processos de negócios existentes ?
- Você alinhou seu processo de seleção de fornecedores com a lista de requisitos que compilou após revisar seus processos de negócios?
Você trabalhou em estreita colaboração com o fornecedor selecionado para analisar os obstáculos relacionados ao orçamento? De acordo com um estudo de ERP feito por Centros de Avaliação de Tecnologia (TEC), 65% das implementações de ERP ultrapassam o orçamento.
- Você determinou se um ERP local ou hospedado na nuvem atende melhor às suas necessidades?
- Você determinou o número total de aplicativos e serviços necessários para incluir em seu ERP?
- Você determinou quantos usuários precisarão acessar seu sistema?
- Você selecionou um ERP que funcionará para você imediatamente ou precisa de personalizações adicionais para atender às suas necessidades de negócios? Lembre-se de que, com a maioria dos fornecedores, quanto mais personalizações você precisar, maiores serão os custos de implementação.
- Você determinou quais tipos de personalizações você precisa e quão complexos podem ser?
Depois de avaliar e determinar seus custos iniciais, vamos ver como um ERP pode diminuir as despesas operacionais e promover o crescimento organizacional de longo prazo.
Aqui estão 6 maneiras pelas quais um ERP pode economizar tempo e dinheiro para sua empresa:
ERPs cortam custos operacionais e melhoram a eficiência
ERPs integram processos de negócios centrais. Um ERP elimina a necessidade de sistemas distintos entre departamentos e geolocalização e, em vez disso, centraliza e integra essas funções em um único sistema. O objetivo é agilizar processos e melhorar as trocas de informações em toda a organização, não importa quão grande ou pequena.
Essencialmente, isso significa que mais trabalho pode ser feito (com automação) usando menos tempo e recursos, bem como menos pessoas. No final das contas, isso leva a menos custos operacionais gerais e coloca sua empresa no caminho do crescimento.
Melhor comunicação e troca de dados com melhor colaboração
Após a adoção do ERP, a maioria das organizações experimenta uma troca mais fácil de informações de negócios, facilitada por um fluxo mais simples de conhecimento, informações e dados em todos os departamentos. Isso significa que as transações comerciais em toda a organização ficam visíveis para as principais partes interessadas quase em tempo real.
Como a automação ajuda a reduzir erros e remover fatores causados por processos baseados em pessoas, Os ERPs ajudam a melhorar a troca de informações de dados com mais precisão, o que significa tomadores de decisão pode tomar decisões de negócios melhores e mais oportunas. A automação também melhora a satisfação dos funcionários, reduzindo a frustração e aumentando a produtividade dos funcionários.
Funções de negócios centralizadas e tempos de processo reduzidos
Os ERPs são projetados para serem sistemas fáceis de usar que unificam, padronizam e automatizam os processos de negócios – tudo, desde atendimento ao cliente, contabilidade, inventário e gerenciamento da cadeia de suprimentos, faturamento e pagamento, e tudo mais.
ERPs ajudam a eliminar processos duplicados e economizar tempo. Já se foram os dias em que, ao longo do tempo, um processo único é alterado e modificado por vários funcionários a ponto de não se parecer mais com sua intenção inicial e onde um ou dois funcionários-chave detêm as chaves de conhecimento que, sem eles, poderiam impedir ou interromper as operações.
Um ERP bem projetado centralizará suas funções de negócios e promoverá operações diárias mais oportunas e eficientes.
Gerenciamento de estoque e cadeia de suprimentos
As empresas de manufatura estão liderando o caminho para a adoção do ERP, mas independentemente do seu tipo de negócio, você pode se beneficiar da eficiência do ERP. Uma maneira é ter uma visão mais abrangente de sua cadeia de suprimentos e entender melhor o escopo de seu estoque .
Se você precisa de insights sobre pedidos, reabastecimento ou revisão das necessidades de suprimentos, um ERP pode ajudar a alinhar seu estoque de produtos com as necessidades atuais e futuras de seus clientes.
Melhor gestão do relacionamento com o cliente (CRM)
Um ERP não apenas move vários processos de negócios em uma única plataforma, mas também pode alinhar seu banco de dados de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) no mesmo sistema, dando-lhe uma visão abrangente das necessidades de seus clientes, não importa onde eles possam estar nos compradores jornada.
Os melhores ERPs ajudam as organizações a alinhar todos os registros de seus clientes em um único banco de dados. Esse sistema de registro unificado oferece às empresas a capacidade de rastrear todas as interações com os clientes – desde um e-mail ou ligação telefônica a um pedido, faturamento, recibo de pagamento e feedback do cliente.
Menos custos de TI e redução da carga de trabalho
Anteriormente, mencionamos como os ERPs ajudam a centralizar os processos de negócios. Um fator de economia de tempo e custo relacionado está especificamente relacionado aos custos de TI.
Com sistemas díspares, as equipes de TI devem investir muito tempo e recursos em custos de manutenção, tempo de manutenção e custos de mão de obra diretos ou indiretos envolvidos com novas compras de software, atualização de sistemas existentes, acompanhamento de contratos de licenciamento e treinamento. Essas abordagens mais antigas aos sistemas de negócios geralmente negam a opção de escalabilidade, especialmente quando se trata de tempo e despesas.
ERPs: vale o investimento
Em média, uma pequena ou média empresa (SMB) leva cerca de 11 meses após a entrada em operação para experimentar todos os benefícios da adoção do ERP. Para empresas maiores, é um pouco mais rápido, geralmente cerca de sete meses.