Você é síndico ou administrador de imóveis e se pergunta sobre a real utilidade do software de gestão de imóveis para ajudá-lo no dia a dia. Esteja você já instalado ou pensando em iniciar seu negócio, um sistema de software pode se mostrar um grande aliado.
Como profissional, você se depara com uma carga de trabalho pesada e sua solução de software deve facilitar o gerenciamento de seu portfólio, permitindo que você economize tempo e seja mais organizado. Este artigo tem como objetivo revisar as diversas vantagens desse tipo de solução para você, profissional do setor imobiliário.
1. Simplifique a vida cotidiana
A utilização de um software de gestão de propriedades, quer seja gestor de condomínio ou gestor de arrendamentos, permitirá, antes de mais, poupar tempo precioso. De fato, se até agora você não tinha uma solução, então você gerenciava seu portfólio “à mão”, usando vários aplicativos generalistas como uma planilha, por exemplo, mas sem usar uma ferramenta realmente adaptada ao trabalho do gestor.
O software de gerenciamento de propriedades permitirá que você automatize as tarefas que você vinha realizando manualmente até agora. Em apenas alguns cliques, você poderá editar as chamadas de fundos para todos os seus condomínios, por exemplo, ou até mesmo pagar os aluguéis aos seus senhorios.
Mas o uso do software não apenas facilitará a gestão do condomínio ou do aluguel, como também permitirá limitar os erros . O software profissional de gestão de condominios permite-lhe produzir documentos de controlo para garantir que não existem anomalias na gestão da sua carteira. Você pode então usar esses documentos para enviá-los ao seu fundo de garantia no caso de uma inspeção.
Isso nos leva ao próximo ponto: ao usar um software de gestão de propriedades, você está usando uma solução que é atualizada regularmente para estar sempre em conformidade com as mudanças na legislação.
Como você sabe, as leis que regem o setor imobiliário mudam com frequência e rapidez e é importante que você possa responder a essas mudanças. Os documentos que você produzir usando o seu software de gestão fiduciária ou de aluguel serão claros e totalmente compatíveis com a legislação em vigor. Ao usar uma solução de software, você ganha tranquilidade, mas também profissionalismo.
2. Otimize sua organização com software de gestão de propriedades
A utilização de software de gestão de propriedades permitirá melhorar a sua organização interna. Em primeiro lugar, você poderá classificar e arquivar suas informações com mais eficiência.
De fato, os dados relativos aos administradores, inquilinos e proprietários serão armazenados em seu banco de dados e você poderá iniciar consultas com o software para acessá-lo facilmente. Não há mais arquivos se acumulando, não há mais documentos de suporte perdidos.
O software de nova geração tende para uma desmaterialização de documentos permitindo-lhe um acesso mais rápido e claro aos seus dados. Fica assim muito mais receptivo quando um dos seus clientes lhe faz uma pergunta específica sobre a gestão do seu dossier e limita o papel dando assim um primeiro passo para o que em breve será uma realidade em todos os setores de atividade.
Para ir mais longe, alguns players do mercado de software de gestão imobiliária oferecem soluções 100% web. Esses softwares chamados de “full web” permitem que os usuários acessem seus dados em tempo real, inclusive em roaming. Uma vez que estas soluções utilizam tecnologias web, o síndico ou síndico pode consultar a informação relativa à gestão da sua carteira a partir de qualquer computador, telemóvel ou tablet ligado à Internet.
Um software de gestão de condomínio desempenha um papel crucial na eficiência e organização das operações condominiais. Ao integrar diversas funcionalidades, como controle de acesso, gestão financeira e comunicação entre os condôminos, esse tipo de software simplifica significativamente a administração condominial.
Para garantir a segurança e integridade das informações vitais, é essencial implementar práticas de backup adequadas. Armazenar dados essenciais em um disco rígido (HD) proporciona uma camada adicional de segurança, permitindo a recuperação de dados em casos de falhas no sistema.
A recuperação de dados de HD é uma salvaguarda essencial, assegurando que informações cruciais, como registros financeiros e detalhes de acesso, estejam sempre acessíveis, mesmo diante de eventualidades imprevistas. Essa abordagem proativa reforça a confiabilidade e estabilidade do sistema de gestão condominial, garantindo o pleno funcionamento e a segurança das operações do condomínio.
Assim, você ganha em eficiência se gerenciar seu portfólio sozinho, mas será ainda mais lucrativo para você se tiver colaboradores. Assim, você poderá delegar mais facilmente, tendo a certeza de que todos os interlocutores tratarão os arquivos da mesma maneira.
3. Tenha todas as ferramentas em um só lugar
Sejam soluções para o administrador fiduciário ou para a gestão de aluguéis, o software de gestão de condomínios, para ser totalmente eficaz, deve ser o mais completo possível. O interesse neste caso é ter a possibilidade de encontrar no mesmo local todas as ferramentas que são essenciais para a gestão do seu portfólio.
Se, por exemplo, for um morador, um software completo de gestão sindical permitiria aceder dentro da mesma plataforma a um módulo de gestão contabilística, um módulo de gestão de intervenções, um módulo de gestão de assembleias gerais,etc. Você não precisa alternar entre as ferramentas e, portanto, é muito mais eficiente em seu trabalho diário.
De fato, ao não multiplicar o número de soluções, você limita o valor de suas assinaturas e o número de licenças, bem como quaisquer custos relacionados a treinamento ou assistência.
Você terá apenas um único provedor de serviços e, portanto, um único contato, o que permitirá que você seja mais reativo se precisar de manutenção em caso de mau funcionamento do seu software. Esse relacionamento privilegiado também o beneficiará no âmbito do treinamento de software fornecido pelo editor da solução.
Alguns prestadores de serviços oferecem soluções verdadeiramente completas para condôminos e gestores de aluguel, oferecendo fórmulas que combinam software completo de gestão de imóveis, 100% web, e atendimento diário de uma equipe de gerentes. Aqui você tem a dupla vantagem de ter uma solução de última geração, reunindo todos os recursos essenciais e podendo delegar algumas das tarefas tediosas para aumentar a eficiência.
O tempo poupado pode então ser utilizado para desenvolver o seu negócio, para estar mais presente no terreno ou, pelo contrário, mais disponível para os seus colaboradores ou para qualquer outra tarefa de maior valor acrescentado.
Seja economizando tempo, sendo mais eficiente ou até mesmo maximizando a organização do dia-a-dia, o software de gestão de condomínios traz algumas vantagens para o condômino e o síndico.
Resta então escolher a solução certa, para que ela atenda às suas expectativas e que saiba acompanhar a sua estrutura no seu desenvolvimento. As últimas gerações de soluções para profissionais de administração de fiduciários e locatários oferecem fórmulas completas e inovadoras que destacam o conceito de serviço e suporte.
Vale a pena também buscar por opções de software que pensem na segurança. Um exemplo é um que oferece o controle de acesso, na portaria. Com essa ferramenta todos que entram e saem estarão sendo monitorados, seja moradores, visitantes, deliverys e etc.