Por conta da pandemia, a gestão de negócios mudou muito. As empresas precisaram se ajustar a uma nova realidade de maneira rápida para evitar o pior.
A quarentena colocou muitas pessoas para trabalhar em casa, mas a verdade é que a maioria das organizações não estava preparada para isso. Foram mudanças muito bruscas em um curto período de tempo.
Esse problema não foi uma falta de planejamento das empresas, afinal, ninguém estava preparado para o surgimento de um vírus nessas proporções. Mas o problema precisa ser resolvido.
E graças à tecnologia, existem ferramentas que facilitam a gestão de vários fatores, o que tem permitido a adaptação das organizações frente a essa nova realidade.
Muitas, inclusive, eram pagas e liberaram acesso para apoiar os negócios nesse momento tão difícil. Tudo para evitar uma crise econômica maior e mais grave para o mundo.
Portanto, é importante conhecê-las e estar por dentro do que elas têm a oferecer. Com um pouco de conhecimento, é possível usá-las e diminuir os impactos dessa crise.
Pensando nisso, neste conteúdo trazemos algumas informações importantes sobre os principais recursos que empresas de diferentes setores podem usar para realizar a gestão do seu negócio, mesmo que à distância.
O que são ferramentas de gestão?
O mercado, por si só, é muito competitivo, mas por causa da pandemia, as empresas precisam fazer muito mais com muito menos.
Por isso, mais do que nunca, é preciso ter muita organização e controle de todos os processos da empresa. Além disso, é necessário acompanhar os colaboradores nessa nova realidade, garantir a qualidade dos produtos e serviços, e manter a inovação.
As ferramentas de gestão ajudam em todas essas necessidades, principalmente no que diz respeito ao controle de processos.
Em épocas normais, alguns gestores perdiam facilmente o controle dos processos, o que causava ineficiência em vários setores da empresa.
Por isso, é importante usar algumas ferramentas de gestão, pois elas fazem com que os próprios gestores conheçam melhor seus processos.
Para isso, criam uma demanda de estudos relacionados ao mercado, à qualidade, à gestão de equipes e muitos outros assuntos de peso administrativo.
O que as ferramentas de gestão podem fazer?
Se uma fabricante de etiquetas adesivas personalizadas fizer uso de uma ferramenta de gestão, pode realizar diversas atividades, como:
1 – Videochamadas
Com os colaboradores trabalhando em casa, fica mais difícil realizar atividades corriqueiras do dia a dia, como reuniões e até uma simples comunicação.
Mesmo que existam outros meios que facilitam, como o e-mail, telefone e troca de mensagens instantâneas, a videochamada proporciona um contato mais íntimo e que facilita o contato visual.
Seria difícil, por exemplo, expor um novo projeto de transformadores elétricos sem poder mostrá-los a equipe.
A videochamada permite essa interação maior, além de conseguir trazer uma comunicação mais natural e visual.
2 – Gestão de tempo
Gerir o tempo é fundamental para que todas as atividades sejam desenvolvidas do jeito certo e no momento adequado. Perder muito tempo em um único afazer, como responder e-mails, pode prejudicar todo o andamento do trabalho.
Tanto para os gestores, quanto para os colaboradores, saber administrar o tempo em casa é um verdadeiro desafio. Por isso, existem ferramentas voltadas para essa necessidade.
Elas permitem que as tarefas sejam executadas em qualquer lugar e que ainda sejam compartilhadas com outras pessoas, algo muito importante no trabalho em equipe.
3 – Treinamentos on-line
Várias organizações precisam reciclar os conhecimentos de seus colaboradores, como no caso de uma empresa de sistema de automação residencial.
Mas de que maneira realizar treinamentos, se os colaboradores não podem se reunir e estão trabalhando em casa?
Com as ferramentas certas, é possível organizar um treinamento pela internet e reunir todos os interessados. É possível fazer chamadas de vídeo, enviar comentários em texto e transmitir todo o conteúdo necessário.
4 – Acompanhamento de clientes
Muitas prestadoras de serviço precisam acompanhar seus clientes, como no caso de uma desenvolvedora de softwares, por exemplo.
Elas não podem perder a comunicação com eles, afinal, mais do que vender, elas precisam oferecer suporte. Mesmo para empresas que vendem outros tipos de produtos e serviços, é importante estar sempre disponível para o consumidor.
Essas ferramentas de gestão podem oferecer suporte quanto ao atendimento ao cliente, por exemplo. Tudo para que não haja uma perda de receita significativa.
Vantagens das ferramentas de gestão
Em vista de tantas possibilidades de uso, não fica difícil imaginar as vantagens trazidas por essas ferramentas, e dentre as principais estão:
Informação exata e acessível
É comum que, sem os instrumentos necessárias, informações importantes fiquem espalhadas em várias pastas pelo computador, de maneira desorganizada.
Por meio de uma boa ferramenta de gestão, essas informações são organizadas, uma vez que os dados são centralizados.
Além disso, elas podem ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer momento.
Melhor análise de dados e planejamento
Com essas ferramentas, fica mais fácil analisar dados. Isso permite um planejamento melhor, uma vez que as informações corretas são armazenadas de um jeito organizado.
Fácil acesso a relatórios e documentos
O setor administrativo de uma empresa de sondagem de solo precisa ter acesso aos mais variados documentos e relatórios para o bom andamento dos processos.
Todas essas informações podem ser encontradas rapidamente, de maneira correta e completa.
Ferramentas de gestão mais usadas
Devido a pandemia do coronavírus, as ferramentas de gestão tornaram-se parte essencial do dia a dia dos negócios em diversos setores. Muitas, inclusive, liberaram funções que antes só tinha acesso quem pagava um plano completo.
É válido lembrar que cada empresa deve escolher aquela ferramenta que mais se encaixa às suas necessidades.
Por exemplo, as organizações que precisam realizar videoconferência com mais frequência podem usar ferramentas como:
1 – Zoom Meetings
Trata-se de uma plataforma de videoconferência robusta que oferece diversas funções. Com ela é possível:
- Compartilhar telas;
- Gravar um webinar;
- Ter acesso via telefone;
- Fazer upload de reuniões em nuvem.
Ele pode ser usado tanto para reuniões simples, entre duas pessoas apenas, quanto para reuniões com mais pessoas.
Uma fabricante de armário planejado para cozinha pode realizar, por exemplo, uma videochamada com 70 pessoas, algo que ajuda muito em trabalhos home office.
Ela também consegue armazenar gravações de reunião em nuvem, e podem ser enviadas para e-mails, assim como também é possível enviar mensagens em grupo, chat e compartilhar tela no formato on-line e sem fio.
É válido destacar, ainda, que essa ferramenta pode ser usada nos mais diferentes sistemas operacionais de celulares, tablets e computadores.
2 – Microsoft Teams
Trata-se de um chat em que uma desenvolvedora de software para bares pode integrar diversas pessoas.
Portanto, é como um aplicativo de bate-papo em grupo que permite o gerenciamento de diversas conversas em um único controle.
Promove a colaboração entre as equipe da empresa, podendo ser utilizado também em muitos sistemas operacionais diferentes. Inclusive, todos os setores da organização podem ser integrados nessa ferramenta, tais como:
- Vendas;
- Marketing;
- Finanças;
- Contabilidade;
- Gestão de projetos;
- Recursos humanos.
3 – WhatsApp
As Empresas de automação industrial também podem usar o WhatsApp para conversas ou chamadas em grupo. Este aplicativo é gratuito e possui milhões de usuários no mundo todo, o que significa que todos os membros da equipe possuem WhatsApp.
Desse modo, é possível facilitar a comunicação entre gestores e colaboradores, sendo uma opção muito viável em uma situação de emergência, por exemplo.
4 – Google Meet
Por conta do surto da pandemia, o Google liberou, recentemente, o Hangouts Meet. Até o dia 1º de julho, qualquer empresa pode utilizar essa plataforma de videoconferência para realizar chamadas de até 250 pessoas.
Além disso, podem ser feitas transmissão para até 100 espectadores. Tudo isso faz parte da versão Premium da ferramenta, mas por em consequência do aumento de pessoas trabalhando em casa, o Google ofereceu esse suporte.
Para garantir que todos possam usar a ferramenta sem quedas ou problemas, desde negócios de desenvolvimento de app até fabricantes de calçados, o Google ampliou sua infraestrutura para que possa dar assistência a todos.
Conclusão
A nova realidade em que estamos vivendo, tornou-se um contratempo para empresas de diferentes tamanhos e nichos de mercado. Aqueles velhos hábitos e a rotina, tiveram de ser abandonados às pressas, e vai durar até a pandemia acabar.
Não temos ideia, até o momento, de quando as coisas voltarão ao normal. Mas o fato é que, durante esse tempo, é necessário que tanto a empresa como o empregado, adaptem-se para continuar no mercado.
Nesse momento, as companhias não precisam ficar aflitas, afinal, com a ajuda das ferramentas de gestão, cuidar dos negócios mesmo em casa nunca foi tão fácil e descomplicado.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Intermercados, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.